Trouvez ce qui vaut la peine d'être automatisé dans votre petite entreprise

Après cette leçon, vous serez capable d'identifier les tâches répétitives de votre petite entreprise qui méritent d'être automatisées en premier, à l'aide d'une méthode de notation simple et d'une liste classée.

Ce que vous allez apprendre

• Comment noter les tâches pour automatiser les bonnes en premier.
• Pourquoi fréquent et ennuyeux l'emporte sur astucieux et rare.
• Quelles tâches vous ne devez jamais automatiser.
• Comment établir une liste classée et choisir votre première automatisation.

Notez les tâches selon la fréquence, le temps, l'ennui et le coût des erreurs

L'automatisation est rentable proportionnellement à la fréquence multipliée par le temps par occurrence multiplié par le coût des erreurs. Une tâche effectuée trois fois par jour et qui prend quatre minutes vaut plus qu'une tâche mensuelle qui prend une heure, et les deux valent plus qu'une tâche que vous trouvez intéressante. Alors construisez votre liste à partir de votre semaine réelle, pas de votre imagination : pendant trois jours, notez chaque action répétitive et sa durée.

Notez chaque candidat sur quatre critères : sa fréquence, sa durée, son ennui et le coût d'une erreur. Une fréquence élevée, un fort ennui et un faible coût d'erreur constituent la première automatisation idéale—copier des données entre deux systèmes, générer un document standard, envoyer un rappel, compiler un résumé hebdomadaire. Une faible fréquence ou un coût d'erreur élevé se place plus tard, ou avec un humain dans la boucle.

Exemple : notation de deux tâches

• Tâche A : Copier les nouvelles commandes de votre messagerie dans un tableur—3 fois par jour, 4 minutes chaque fois, très ennuyeux, faible coût d'erreur. Note : priorité élevée.
• Tâche B : Préparer un rapport mensuel pour les investisseurs—une fois par mois, 60 minutes, assez ennuyeux, coût d'erreur élevé. Note : priorité faible pour l'instant.

La tâche A est la meilleure première automatisation car elle est fréquente, fastidieuse et à faible risque.

Commencez délibérément par les tâches ennuyeuses

Les automatisations intéressantes sont généralement complexes, tombent souvent en panne et vous apprennent peu ; les ennuyeuses fonctionnent pendant des années. Une règle utile : si vous ne pouvez pas expliquer le flux de travail en cinq étapes à une personne non technique, ce n'est pas votre première automatisation. Le but de la première automatisation n'est pas de gagner une heure ; c'est d'apprendre le schéma—déclencheur, étapes, sortie, vérification—afin que la deuxième prenne un dixième du temps.

Sachez ce qu'il ne faut pas automatiser

Certaines tâches ne doivent pas être automatisées du tout. Tout ce où la touche personnelle fait la valeur—un remerciement à un premier client, des excuses, une négociation. Tout ce qui touche à l'argent, à des engagements juridiques ou à des actions irréversibles sans confirmation humaine. Tout ce que vous faites si rarement que maintenir l'automatisation coûterait plus que la tâche. Et tout ce que vous ne comprenez pas encore : automatiser un processus que vous ne pouvez pas faire manuellement automatise généralement aussi les erreurs.

Erreurs courantes à éviter

• Automatiser ce que vous trouvez intéressant plutôt que ce qui est fréquent et ennuyeux. Tenez-vous-en à la méthode de notation et choisissez la tâche ennuyeuse la mieux notée.
• Automatiser un processus que vous ne comprenez pas entièrement. Faites d'abord la tâche manuellement plusieurs fois et documentez les étapes avant d'automatiser.
• Ignorer le coût des erreurs. Pour les tâches où les erreurs sont coûteuses, gardez un humain dans la boucle ou reportez l'automatisation jusqu'à ce que vous ayez une vérification fiable.

Étape d'action

1. Notez les actions répétitives pendant trois jours, en indiquant leur fréquence et leur durée.
2. Notez chacune selon la fréquence, le temps, l'ennui et le coût des erreurs.
3. Listez celles que vous n'allez pas automatiser et pourquoi.
4. Choisissez un candidat ennuyeux et à haute fréquence comme premier flux de travail.