Identifier ce qui vaut la peine d'être automatisé

Ce que vous allez apprendre

• Comment noter les tâches pour automatiser d'abord les bonnes
• Pourquoi le fréquent et l'ennuyeux l'emportent sur l'ingénieux et le rare
• Les tâches que vous ne devez jamais automatiser

L'automatisation est rentabilisée en proportion de la fréquence multipliée par le temps par occurrence multiplié par le coût d'une erreur. Une tâche effectuée trois fois par jour et qui prend quatre minutes vaut plus qu'une tâche mensuelle d'une heure, et les deux valent plus qu'une tâche que vous trouvez intéressante. Il faut donc établir la liste à partir de votre semaine réelle, et non de votre imagination : pendant trois jours, notez chaque action répétitive et le temps qu'elle a pris.

Évaluez chaque candidat selon quatre critères : sa fréquence, sa durée, son caractère ennuyeux et le coût d'une erreur. Une fréquence élevée, un grand ennui et un faible coût d'erreur constituent la première automatisation idéale : copier des données entre deux systèmes, générer un document standard, envoyer un rappel, compiler un récapitulatif hebdomadaire. Une faible fréquence ou un coût d'erreur élevé relèvent d'une étape ultérieure, ou d'un processus qui garde un humain dans la boucle.

Commencez délibérément par les tâches ennuyeuses. Les automatisations intéressantes sont généralement complexes, tombent souvent en panne et vous apprennent peu de choses ; les ennuyeuses fonctionnent pendant des années. Une règle utile : si vous ne pouvez pas décrire le processus en cinq étapes à une personne non technique, ce n'est pas votre première automatisation.

Certaines tâches ne devraient pas du tout être automatisées. Celles où la touche personnelle fait la valeur : un remerciement à un premier client, une excuse, une négociation. Celles qui touchent à l'argent, aux engagements juridiques ou aux actions irréversibles sans confirmation humaine. Celles que vous effectuez si rarement que la maintenance de l'automatisation coûterait plus cher que la tâche. Et celles que vous ne comprenez pas encore : automatiser un processus que vous ne savez pas réaliser manuellement revient généralement à automatiser aussi les erreurs.

Terminez en établissant une liste classée de trois candidats et choisissez-en un. L'objectif de la première automatisation n'est pas de gagner une heure ; il est d'apprendre le schéma (déclencheur, étapes, résultat, vérification) afin que la deuxième ne prenne qu'un dixième du temps.

Étape d'action

Notez les actions répétitives pendant trois jours, avec leur fréquence et leur durée. Évaluez-les selon la fréquence, le temps, l'ennui et le coût d'une erreur, listez celles que vous n'automatiserez pas et pourquoi, puis choisissez un candidat ennuyeux et très fréquent comme premier workflow.